Der Flurfunk

Dieser Blog möchte nicht nur Trends und Projekte erläutern, sondern vor allem auch Denkanstöße liefern. Eine gute Möglichkeit sind „Was wäre wenn“-Szenarien, mit deren Hilfe sich kleinere oder größere Denkanstöße geben lassen. Heute, zu Beginn dieser Reihe, stellen wir die Frage: Was wäre wenn – wir nur Stehtische im Büro hätten?

Für die meisten Menschen im Büro ist der eigene Schreibtisch heilig. Daran wird nicht nur gearbeitet, sondern es finden Besprechungen statt und in der Pause wird dort Zeitung gelesen – alles im sitzen. Wäre dieser Tisch ein Stehtisch, sähe der Tag vermutlich ganz anders aus.

Rein wirtschaftlich betrachtet benötigt man mit einem Stehtisch weniger Platz im Büro. Die Bewegungsfläche für den Drehstuhl wäre wohl übertrieben groß für eine stehende Person. Die Belegungkapazität ließe sich mit Stehtischen vermutlich um ein Viertel steigern. Ähnliche Ansätze muss Ryanair vor einigen Jahren verfolgt haben, als sie laut über Stehplätze im Flugzeug nachgedacht haben. Aber wäre eine dichtere Belegung wirklich von Vorteil? Oder sind es nicht ganz andere Aspekte, die die Arbeit im Stehen wirtschaftlich machen?!

Ich behaupte, dass die Arbeit im Stehen viel flüssiger von der Hand geht und die Stimme beim telefonieren eine überzeugendere ist. Vor allem aber wird der Bewegungsapparat deutlich weniger beansprucht, als durch permanentes Sitzen. So klagen heute etwa ¾ der Bevölkerung über Rückenbeschwerden, ein Großteil davon aufgrund der monotonen Haltung im Büro. An Bildschirmarbeitsplätzen wird heute noch immer 80 % der täglichen Arbeitszeit gesessen. Sitzen beansprucht die Wirbelsäule und die Rückenmuskulatur stärker als Stehen oder Gehen. So ist beim Stehen die Bandscheibe der Lendenwirbelsäule einem Druck von 100% ausgesetzt, bei dem geraden Sitzen steigert sich das auf 140%, beim Sitzen in vorgebeugter Haltung sogar auf 190%. Der Schaden für die Unternehmen und unser Gesundheitssystem sind immens: Durch Krankschreibungen wegen Rückenschmerzen gehen laut der größten „Rücken-Studie“ der Lübecker Universität 600.000 Arbeitsjahre der Erwerbstätigen verloren. Das bedeutet: Jeder gesetzlich Krankenversicherte lässt sich aufgrund von Rückenproblemen durchschnittlich 3 Tage im Jahr krankschreiben. Die med. Kosten belaufen sich auf ca. 20 Mrd.€ pro Jahr!

Darüber hinaus lassen sich Besprechungen mit Kollegen deutlich effizienter führen. Viele Arbeitsbesprechungen sind zu lang und wenig produktiv. Eine radikal einfache Methode hilft, Meetings kurz und produktiv zu machen: die Stehkonferenz oder Neudeutsch: Standup Meeting.

Wer steht ist wacher und weniger abgelenkt. Bei guter Vorbereitung kann eine Stehkonferenz deutlich kürzer sein, als ein Meeting im Sitzen. Das Stehen fördert die informelle Atmosphäre, was Basis eines intensiven Gedankenaustausches ist. Da den Teilnehmern das Stehen am Tisch gewöhnlich nach einer halben Stunde unbequem wird, kann sehr fokussiert diskutiert und gearbeitet werden. Verhaltensforscher der University of Missouri haben eine Studie durchgeführt, die diese These tatsächlich belegt. Sie ließen insgesamt 111 Testgruppen Besprechungen im Sitzen und Stehen durchführen. Das Ergebnis: Finden Besprechungen im Sitzen statt, dauern sie um gut ein Drittel länger als Besprechungen ohne Stühle – ohne dabei bessere Ergebnisse zu erzielen. Ganz im Gegenteil: Die stehenden Teilnehmer waren mit der Effizienz und den Ergebnissen ihrer Treffen weitaus zufriedener.

Sie sehen, im Stehen zu arbeiten hat viele Vorteile. Nehmen Sie sich doch für das neue Jahr vor, ein wenig mehr im Stehen zu erledigen: Die Kollegen auf einen Kaffee am Bistrotisch treffen, die Zeitung am Sideboard lesen, zum Telefonieren aufstehen und aus dem Fenster schauen. Eigentlich ganz einfach…

Der sogenannte Arbeitsplatz der Zukunft ist vielzitiert und aus der Tagespresse nicht mehr wegzudenken. Dabei werden Lösungen skizziert, die komplex erscheinen und immer den Eindruck vermitteln: Für andere ideal, für mein Unternehmen kann das aber nicht funktionieren.

Warum aber kompliziert, wenn es auch einfach geht. Heute lesen Sie, wie Sie in Ihrem Unternehmen in drei Schritten den Arbeitsplatz der Zukunft einführen.

Schritt 1 – IT

Sie entrümpeln Ihre Archive, scannen die noch notwendigen Dokumente ein und setzen eine Dokumenten-Managent-Software auf, kurz DMS. Mit deren Hilfe lassen sich in Zukunft alle Dokumente unabhängig von Zeit, Ort und z.B. abwesenden Mitarbeitern archivieren, indexieren und so wiederfinden. Das hat den Vorteil, dass Sie Fläche sparen, schneller auf Dokumente zugreifen können und vor allem einen besseren Workflow erreichen.

Die Voraussetzung für die Mobilität Ihrer Mitarbeiter liegt einerseits in der Hardware wie Laptops und Smartphones begründet, andrerseits aber in der Infastruktur dahinter. Bereits 53 % der Unternehmen in Deutschland nutzen VoiP, viele haben sich bereits auf sogenannte Unified Communication & Collaboration eingerichtet. Plattformen wie Sharepoint, Quad und Alfresco bieten individuelle Lösungen für einen intensiven Austausch der Kollegen und eine IT-unterstützte Zusammenarbeit. Dazu zählen neben Datenbanken und Video-Conferencing im Übrigen auch, persönliche Geräte der Mitarbeiter in die IT-Infrastruktur des Unternehmens einzubinden – ein Trend der Consumerization genannt wird und heute nicht mehr wegzudenken ist.

Die Welt liegt zukünftig in der Wolke, Ihre auch? Wo die Mobilität, Flexibilität und vor allem Teamarbeit der Büroarbeiter immer stärker an Bedeutung zunimmt, lassen sich Daten viel besser im Internet ablegen, als zugriffsbeschränkt auf dem Rechner eines Einzelnen im Büro. Der Vorteil liegt auf der Hand: Es gibt immer nur eine, aktuelle Version der Dokumente und diese ist immer und von überallher zu erreichen. Firmen wie Microsoft, Apple und Citrix preschen aktuell vor und bieten bereits Lösungen, mit denen sich ganze Unternehmensprozesse komplett in der Wolke abbilden lassen – das Thema Sicherheit der Daten lasse ich hier bewusst außen vor.

Mit den genannten Maßnahmen haben Sie Schritt 1 erfüllt – und eine IT-Landschaft der Zukunft aufgesetzt.

Schritt 2 – Bürokonzept

Im zweiten Schritt organisieren Sie Ihr Büro neu. Das alte Konzept mit dem langen Flur und den Amtstuben rechts und links krankt nicht nur an Begegnungs- und Besprechungsmöglichkeiten, sondern auch an Eintönigkeit der Inneneinrichtung – Spass an der Arbeit kam hier lange nicht mehr auf.

Flexible Office-Gestaltung (Source: FindAPhoto)

Brechen Sie also Wände und Denkblockaden auf, schaffen Sie im Büro Transparenz und Offenheit. In Kombination mit neuem Mobiliar schafft eine kreative Innenarchitektur die notwendigen Rahmenbedingungen für flexibles und effizientes Arbeiten im Büro. Ob stehend oder sitzend, die Mitarbeiter finden im neuen Bürokonzept ausreichend Gelegenheiten für den informellen Austausch – Studien zufolge Basis für immerhin 80 % der Innovationen. Achten Sie bei der Auswahl des Konzeptes aber unbedingt auf den richtigen Ansatz – das Zauberwort heißt Activity Based Working und meint ein sehr differenziertes Angebot, welches sich je nach Arbeitsaufgabe ideal nutzen lässt. Die Wahlfreiheit der Mitabeiter führt nachweislich zu mehr Kreativität, Wohlbefinden und Produktivität (s. Artikel „Begegnungsqualität in Bürogebäuden„).

Mit dem neuen Bürokonzept sind Sie einen großen Schritt weitergekommen, auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft.

Schritt 3 – Management

Einhergehen muss mit der räumlichen auch die organisatorische Neuausrichtung. Stellen Sie den Führungsstil von Zeitkontrolle auf Ergebnisvereinbarung um, fördern Sie die mobile Arbeit der Mitarbeiter, insbesondere im Home Office und unterstützen Sie die Führungskräfte bei der Führung auf Distanz. Denn in Zukunft findet Wertschöpfung nicht mehr in Ihrem klassischen Büro statt, sondern an unterschiedlichen Orten, zu unterschiedlichen Zeiten, in wechselnder Teamkonstellation.

Vertrauen im Team (Quelle: Pixabay)

In diesem Zusammenhang kommt der Denk- und Arbeitsweise der Generation Y, also den jungen Arbeitskräften geboren nach 1980, eine besondere Bedeutung zu. Die Sicherheit einer Jobgarantie geht der Generation Y ebenso ab wie althergebrachte Statussymbole. Nicht Dienstwagen, Einzelzimmer und Namensschild an der Tür wirken motivierend, sondern Abwechslung im Job, Teamkultur, flexible Arbeitszeiten und Work-Life-Balance. Der Drang nach kontinuierlicher Selbstverbesserung ist häufig die größte Herausforderung für das Management und die Personalabteilung: Förderung durch Forderung. Gedankt wird es dem Unternehmen mit einer unbeschreiblichen Kreativität, Innovationskraft und Kommunikationsfreude – alles Eigenschaften, die wir heute als zukunftseisend in der Arbeitswelt beschreiben.

Erst wenn das Management eine Vertrauenskultur etabliert hat, ist der Schritt 3 abgeschlossen. Das kann aus der Erfahrung heraus Jahre dauern und sollte professionell begleitet werden.

Das Ergebnis aus Vertrauenskultur, kurzen Kommunikations- und Entscheidungswege sowie einer zukunftsweisenden Arbeitswelt ist ein gesteigertes Wohlbefinden und eine höhere Produktivität der Mitarbeiter. Alles was es dazu braucht, sind die drei Schritte – und Ihren Mut!

In Deutschland wird aktuell viel über die Zukunft der Arbeit diskutiert und auch vermehrt in der Presse berichtet (s. Artikel “Das grenzenlose Büro? Über die Macht der vier Wände“ oder auch „Büros in denen Arbeit Spass macht„). Innovative Architektur und zukunftsweise Arbeitswelten sind noch immer Mangelware in Deutschland. Daher lohnt der Blick über den Tellerrand in´s nahe Ausland.

Microsoft (Source: Wikimedia Commons)

Microsoft hat im vergangenen Jahr in Amsterdam, direkt am Flughafen Schiphol, und jetzt auch in Wien sein Programm WorkPlace Advantage (WPA) im Rahmen einer Konsolidierung umgesetzt. Das Ziel dieses Konzeptes ist die Fokussierung auf das Potential der Mitarbeiter, eine bessere Unterstützung der Kollaboration und Work-Life-Balance. Alle Arbeitsplätze sind dabei non-territorial, d.h. kein Mitarbeiter verfügt mehr über einen fest zugewiesenen Arbeitsplatz. In Deutschland verursachen solche Ansätze noch immer Angst, in Holland schätzen die Nutzer die Wahlfreiheit und die hohe Qualität.

Anfang des Jahres konnte ich mir bei einer Führung selbst ein Bild von der Microsoft-Zentrale in Amsterdam machen. In seinem Eröffnungsvortrag mit dem Titel „Towards a People Ready Organzation“ erläuterte der General Manager Theo Rinsema den Hintergrund des Konzeptes. Zu Beginn standen für ihn die zentrale Fragen:

• Are we  successful enough?
• Do we realize the real potential of our people?
• How can our people work in the most collaborative way?

Bereits hier verdeutlicht sich die Weitsichtigkeit des Managers – denn nicht die Kosten oder die Architektur stehen im Vordergrund seiner Überlegung, sondern der Mensch. Als das größte Kapital eines Dienstleisters ist der Mensch und der Austausch von Wissen ist entsprechend von höchster Bedeutung. Daher ist ein sehr intensiver Change-Prozess angestossen worden, der auf einer selbst entwickelten Methode basiert und die nicht nur positiven, sondern auch negativen Stimmen ein Podium gab. So sind letztlich alle Mitarbeiter zu Wort gekommen.

 Quelle: Postfächer bei Microsoft, eigene Aufnahme

Microsoft hat in Schiphol etwa 645 Full-Time-Equivalent (FTE) zuzüglich 380 Externen bei einer sharing-ratio von 0,6 untergebracht. Das bedeutet für 100 Mitarbeiter 60 Arbeitsplätze. Weitere wichtige Errungenschaften sind wie folgt:

• Welcome Manager nehmen Gäste und Kollegen in Empfang und begleiten Sie durch das Gebäude
• es gibt keine klassischen Büroräume mehr, sondern sehr differenzierte Raumszenarien. Diese reichen von großen Workbenches über Think Tanks bis zu Lounges. Das Herz bildet die Café Bar, in der es auch Kleinigkeiten zu Essen gibt.
• Die Mitarbeiter arbeiten zu 98 % digital, im Schnitt werden nur noch zwei DIN A4 Seiten pro Kopf in der Woche ausgedruckt. Daher ist auf Container bzw. Stauräume komplett verzichtet worden.
• Auf den Tischen finden sich keine Telefone, jeder Mitarbeiter hat ein Mobiltelefon inkl. Headset.
• Die Mitarbeiter erhalten 30,-€/Monat pauschal als Aufwandsentschädigung für die Arbeit im Home Office. Diese Summe ist dafür gedacht, damit die Leute nicht in das Büro fahren, weil sie sich das Geld für Heizung und Strom zu Hause sparen wollen.
• Durch jährliche Messungen bestätigt, ist die Work-Life-Balance der Mitarbeiter deutlich angestiegen und erreichte im internen Ranking bei Microsoft 2010 die höchste auf der Welt.
• Die Kosten pro Mitarbeiter sind deutlich gesunken, die Immobilienkosten sogar um 30 %.
• Das Büro wird pro Woche von ca. 1.000 Interessierten besucht. Das bedeutet, etwa 50.000 Menschen besuchen Microsoft und dienen somit als Multiplikatoren einer weitreichenden Unternehmenskultur – ebenso wie ich, der hier diese Zeilen schreibt.

Der Altersdurchschnitt bei Microsoft liegt bei 38 Jahren. Nun könnte man glauben, das Konzept wird ausschließlich von jungen Menschen favorisiert – interessanter Weise sind es wohl aber genau diese gewesen, die zuvor die traditionellere Arbeitsweise an den Tag legte.

  Quelle: Workbench bei Microsoft, eigene Aufnahme

Die Anmutung der Innenarchitektur ist sehr hochwertig, versprüht Farbe und Freude. So sind die Kernwände mit Filzkacheln verkleidet, die neben der Haptik auch die Akustik optimieren. An keiner Stelle hatte man den Eindruck, es sei zu laut oder nicht ausreichend Platz und Abschirmung vorhanden.

 Quelle: Sitzecke bei Microsoft, eigene Aufnahme

Auf einem Impulsvortrag zum Thema Arbeit der Zukunft habe ich neben Impressionen der Lounge, einiger Workbenches das Bild der Sitzecke eingebaut. Eine Teilnehmerin aus der Runde fragte daraufhin: Das sind schöne Bilder von Kommunikationsbereichen, aber warum zeigen Sie uns nicht einmal die Büros? Die klassische Denkweise, die dieser Frage zugrunde liegt, lässt garnicht zu, den hier eingeschlagenen Weg zu begreifen. Dennoch sind solche Projekte als Beispiele wichtig. Wer den weiten Wurf sieht, bewegt sich danach vielleicht selbsteinen Schritt nach vorne.

  Quelle: „Camping verboten“ bei Microsoft, eigene Aufnahme

Ein weiteres Beispiel liefert Microsoft selbst – das gerade umgebaute Büro in Wien. Auf 4.500 qm ist hier ebenfalls das WPA umgesetzt worden. Nur noch rund 15 % der Mitarbeiter haben zugewiesene Arbeitsplätze und die Wahlfreiheit, einen Tag pro Woche weniger im Büro zu verbringen. Im Ergebnis wird die Umwelt dadurch um 80 Tonnen weniger CO2 pro Jaher belastet. Welche Erfahrungen die Mitarbeiter sonst noch gemacht haben, lesen Sie hier

Quelle: Immobilien-Zeitung Online, Ausgabe 17.11.11, Bremer Weser Tower, Fa. Waldmann

Der Rhytmus von zwei Jahren ist lang für die Orgatec. Um die Zeit dazwischen zu verkürzen, hat die Koelnmesse in diesem Jahr ein Symposium zum Thema „Raum, Licht, Akustik“ ausgerichtet. Rund 250 Fachleute für Büroplanung und -ausstattung kamen Ende Oktober in Köln zusammen, um die notwendige interdisziplinäre Verpflechtung dieser drei Themen zu diskutieren.

Im Symposium Akustik wurden die Synthese von Akustik und innovativer Medientechnik betrachtet, das Symposium Licht behandelte insbesondere Themen wie LED-Technologie und die intelligente Nutzung von Tageslicht.

Einzelgespräche, Teamworkshops, Coaching – was wird nicht alles unternommen, um Mitarbeitern auf die Sprünge zu helfen. Vielfach laufen die Bemühungen allerdings an den Anforderungen der Mitarbeiter vorbei. Ein Blick in die Büroküchenschränke könnte Abhilfe schaffen: Tassen geben erste Hinweise, wie die Kollegen ticken.

Die Retro Tasse (Source: Pixabay)

Im Idealfall dienen Inhalt und Motto der dort zu findenden Kaffeetassen als Produktivitätshilfe („Ich werde nicht älter – ich werde besser“), nicht selten weisen sie jedoch auf Handlungsbedarf in puncto Mitarbeitermotivation hin („Pause von A – Z“). Kritik an der Vergütung („Unterbezahlt“) oder an der Arbeit als solcher („Arbeit ist doof“) kommt offenbar nur selten vor. Wichtig ist scheinbar, den Becher als Eigentum zu kennzeichnen („Mein Haus, Auto, Boot – mein Becher“).

Die meisten Mitarbeiter scheinen sich in Ihr Los der Arbeit zu fügen („Schuftender Esel – bitte nicht füttern!“) und nehmen den Job auf die lustige Art („Ich bin faul, frech, unreif, schlampig, unzuverlässig – aber lustig“). Die moderne Variante, seinen Kaffee zu genießen lässt sich auch finden („iPott“). Vorsichtig sollten Chef´s bei übereilten Gegenmaßnahmen wie einheitlichen Firmentassen für alle sein – denn: „Hektik ist für Mitarbeiter, nicht für Chefs.“

In den vergangenen Jahren konnte nachgewiesen werden, dass eine auf vertrauen basierende Unternehmenskultur, kurze Kommunikations- und Entscheidungswege sowie eine zukunftsweisende Arbeitswelt von den Mitarbeitern eines Unternehmens im Hinblick auf Wohlbefinden und Produktivität honoriert werden.

Um die Erfolgsfaktoren für die Einführung flexibler Arbeitsmodelle und nachhaltiger Büroarbeitsplätzen im Detail zu diskutieren, fand am 17./18. November 2011 die 2. Konferenz „Sustainable Workplace in Europe“ in Berlin statt. Fachleute wie Prof. Dr. Norbert Fisch von der TU Braunschweig und Dipl.-Ing. Robert Mokosch von Steelcase Werndl AG haben Ihre Sicht auf die Dinge vorgetragen. Die Ergebnisse sind in einem Video von GreenImmo zusammengefasst worden.

Quelle: YouTube.com, hochgeladen von GreenImmo am 20.11.2011

Viele Geschichten in der Diskussion um Nachhaltigkeit im Büro ranken noch immer um die Energieeffizienz. Selbstverständlich ein wichtiges Thema, da auch hier noch immer ein großes Potential schlummert. Die folgende Abbildung der Dena aus dem Jahre 2008 bestätigt die Potentiale:

• Beleuchtung macht einen Anteil von 40 % aus, Reduktionspotential mit Stehbeleuchtung, Tageslicht- und Präsenzmelder bis 50 %
• Bürogeräte machen ebenfalls einen Anteil von 40 % aus, haben bei z.B. Multifunktionsgeräten und ohne Stand-by sogar ein Potential von 75 %
• Auf Lüftung- und Klimatisierung gehen die restlichen 20 %, das Potential beträgt hier etwa 35 %

Green Office (Source: Commons Wikipedia)

Allerdings wird die derzeitige Diskussion vielfach sehr eng um Energieeinsparung und Zertifikate geführt. Wie die folgende Abbildung zeigt, sind die Ausstattung der Büros und das Nutzerverhalten für ein nachhaltiges Büro mindestens ebenso wichtig.

Quelle: eigene Darstellung

Insbesondere in der Umsetzung flexibler und nachhaltiger Bürokonzepte liegt ein großer Hebel für die Unternehmen. Schließlich machen die Personalkosten über 80 % der Gesamtkosten eines Unternehmens aus – in die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu investieren, lohnt sich also ganz besonders (s. Artikel Büros in denen Arbeit Spass macht). In der Gestaltung neuer Arbeitswelten sollten daher die folgenden Punkte beachtet werden.

Ergonomie: Die physikalischen Aspekte Licht, Luft und Akustik sind bereits sehr gut erforscht. Diverse Studien belegen die Bedeutung dieser Grundbedürfnisse an eine ergonomische Arbeitsumwelt. Insbesondere die Anforderungen an die Akustik haben sich durch die offeneren Büroformen verändert.

Flexibilität: Immer kürzere Produktzyklen und individuellere Produkte zwingen Unternehmen zur permanenten Umorganisation. Teams werden in regelmäßigen Abständen neu organisiert, Wände müssen abgebrochen und neu wieder errichtet werden. Intelligente Konzepte sehen Flexibilität vor und bieten dabei ein vielfältiges Angebot von konzentriertem Arbeiten bis hin zu Team- und Projektarbeit.

Begegnungsqualität: Das Bürokonzept soll zur Transparenz der Abläufe beitrage, Kommunikation und Synergien zwischen Mitarbeitern und Abteilungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten fördern und so zur Beschleunigung und Qualität der Prozesse im Unternehmen beitragen.

Unternehmenskultur: In einer beschleunigten und mobilen Welt manifestieren Werte Haltung und schaffen Identität für die Mitarbeiter. Die „stille Botschaft der Räume“ macht diese Werte begreifbar und unterstützt damit die Kommunikation nach innen und außen.