Der Flurfunk

In der Organisationsentwicklung hat die Routine und Beständigkeit eine „schizophrene“ Natur. Zum einen manifestiert sie Stabilität und Kontinuität in den Aktivitäten der Menschen und Prozesse, dagegen ist sie auch Spiegelbild für das Alte, Abgeschliffene, Überholte – der wirkende Gegenpol der Veränderung! Bildlich gesprochen entfaltet dort ein Dauermagnet seine volle Wirkung: das kleinste Verrücken weg von der Ausgangsposition wird nahezu unmittelbar wieder zurückgeholt. Wünsche zur Veränderung reichen an dieser Stelle nicht aus, sonst bleibt alles so wie es ist! Ausschließlich Maßnahmen die nachhaltig und kraftvoll genug sind, bieten die Möglichkeit für eine Neuausrichtung (s. Artikel Change Management – der Wechsel von einem stabilen System zum anderen)

Wie sensibel muss man sich Wandel und Veränderungen nähern?

Change Management is Key (Source: Pixabay)

Auf der einen Seite gibt es tatsächlich Themen, die man nicht ändern sollte (vgl. Routinen als Gene der Organisation, Nelson & Winter 1982, Hodgson 2008), um erfolgreich zu agieren. Auf der anderen Seite gilt es behutsam Bereiche zu identifizieren und mit Aktionen zu belegen, die verändert werden sollten, nämlich dort wo sich Handlungsspielräume reduziert haben und Alternativen offensichtlich ausgelöscht sind.

Organisatorische Routinen in Unternehmen sind das Fundament für effiziente Arbeitsprozesse und sind in der Lage ein schnelles und stabiles Wachstum zu sichern. Als sich wiederholende, kollektiv geteilte Handlungsmuster helfen sie kognitive Ressourcen einzusparen (Becker 2004):

Stellen Sie sich Firmenstrukturen vor, in denen es keine Standards oder bewährte Prozesse gibt! Jede Aktion und jedes Handeln müsste zuerst neu gedacht, erlernt und nachhaltig erprobt sein. Bewährtes entlastet den Einzelnen und vermittelt Sicherheit und Beständigkeit. Aktionen sind verzahnt und abgestimmt, arbeitsteiliges Handeln ist entwickelt, Störfaktoren sind bereits selektiert worden und die Qualität liegt auf einem hohen Niveau. Dadurch lässt sich Wissen verfestigen, Neues schnell erlernen und Effizienz sichern – im Gegensatz dazu: Innovation braucht Zeit, Überlegung und ist mit Anstrengung verbunden – Gerne geht man den Weg des geringsten Widerstandes, oder?

In „die Macht der Gewohnheit“ von Charles Duhigg wird sehr faszinierend eine Kernbotschaft vermittelt, stereotypisierte Reaktionsweisen erläutert und der Begriff der Gewohnheit beschrieben: Dieser stellt einen Mechanismus dar, den es zu durchschauen, zu erkennen und zu beachten gilt. Der Zauber der Routine ist allgegenwärtig, prägt unser Fühlen, Denken und Verhalten.

Möchte man jedoch das sichere Fahrwasser verlassen und „Neues entdecken“, den Horizont erweitern, ist nicht nur ein ganzheitlicher Überblick, Erfahrung und Wissen erforderlich, sondern vielmehr das sensible Einfühlen in die beteiligte Besatzung. Gemeinsam gilt es die neuen Routen abzustecken und realisierbare Ziele zu setzen: Gelingt dies, entsteht Sicherheit und Vertrauen, wesentliche Bausteine auf einer erfolgreichen Expedition!

Lassen Sie uns aber einen Blick darauf richten, wie Verfestigungen und angelegte Prozesse entstehen, um noch besser zu verstehen, weshalb Widerstände so schwer zu überwinden sind. In der folgenden Abbildung veranschaulicht Georg Schreyögg, die Pfadabhängigkeit und die damit beschriebene Verengung des Handlungsspielraumes im Zeitablauf. Ab einem bestimmten Zeitpunkt prägen vergangene Entscheidungen die zukünftigen so intensiv, dass die Akteure sogar verstärkt auf die alten Muster zurückgreifen bzw. diese reproduzieren.

Wie kann der Kanalisierung und Entstehung sogenannter Pfade entgegengewirkt werden?

Georg Schreyögg beschreibt: “Pfade sind das Ergebnis sozialer Handlungszusammenhänge und keine Naturgewalten“. Insbesondere aber dort wo innerhalb der Prozesse anfängliche Erfolge erzielt wurden und dadurch das Erfolgsmuster selbstverstärkende Überzeugungskraft entfaltet und zu immer mehr Reproduktion drängt, besteht die Gefahr der „Verkrustung“. Solche Muster entstehen auch viel schneller als weitläufig geglaubt – meist schleichend! Sogar in jungen und sehr flexibel aufgesetzten Unternehmen, dort sogar beschleunigt, so die Feststellungen. Dies geschieht sowohl im strategischen als auch im technologischen Aufbau.

Es gilt Alternativen aufzuzeigen („Pfadberechnung“), Abhängigkeiten zu reflektieren bzw. zu bewerten und parallele Aktionsfelder zu aktiveren – das „Framing“ von Handlungsmustern aufzuweichen!

Das Betrachtungsfeld ist so breit angelegt, wie kaum ein anderes. Umfassende Analysen von Kognition und Psychologie lassen diverse Verhaltens-, Denk und Wahrnehmungsmuster von Menschen erklären. Warum denken und handeln wir anders, als wir eigentlich denken und handeln möchten? Daniel Kahnemann (Kognitionspsychologe), geboren 1934 in Tel-Aviv, gibt dazu hervorragende Antworten. Er gliedert in Systeme und beschreibt Zusammenhänge, erklärt dass es für Änderungsmaßnahmen meist oft zu spät ist und Probleme bereits allgegenwärtig sind, bevor sie Verhaltungsänderungen auslösen. Kennt nicht jeder eine solche Gemengelage aus seinem eigenen Umfeld und Aktionsradius?

Um ein sensibles Change Management vorzubereiten bedarf es an Erfahrung, Expertise und Einfühlungsvermögen.

Mehr dazu erfahren Sie in weiteren Artikel zu dieser Serie.

impulse, das renommierte Monatsmagazin für Unternehmer, wird mit sofortiger Wirkung Medienpartner vom „PROM des Jahres“.

In diesem Zusammenhang wird Jonas Hetzer, leitender Redakteur des Magazins, in die von Prof. Dr. Gerd Hauser geleitete Jury berufen. Der PROM des Jahres, ein bundesweiter Wettbewerb für energieeffiziente Immobilen, wird in zwei Kategorien verliehen: Für gewerblich genutzte sowie für öffentlich und sozial genutzte Immobilien. Darüber hinaus lobt die Jury einen Sonderpreis für beispielhafte Projekte und Lösungen bei Quartieren und Wohnanlagen aus. Die Ausgezeichneten müssen auch ökonomisch, architektonisch, in punkto sozialer Integration und im Blick auf ihre Nutzerfreundlichkeit überzeugen.

Die Preisträger erhalten je 20.000 Euro sowie eine PROM-Skulptur. Die Auswahl der Preisträger erfolgt in drei Stufen: Nach der Prüfung der Energieeffizienz-Daten
werden in einer zweiten Verfahrensstufe die ökonomischen, in einer dritten die architektonischen und sozialen Kriterien bewertet. Dr.-Ing. Markus Mönig, Geschäftsführer der RWE Energiedienstleistungen GmbH und Mitglied der Jury, kommentiert die Medienpartnerschaft mit impulse folgendermaßen: „Die Erhöhung der Energieeffizienz in Gebäuden, als Büro oder Produktionsstätte genutzt, ist nicht zuletzt eine unternehmerische Aufgabe. impulse und unser PROM des Jahres sprechen insofern eine gemeinsame Zielgruppe an.“

Auch Statussymbole unterliegen dem Wandel der Zeit. Am Besten lässt sich das am Beispiel des Autos ablesen. So machen junge Menschen immer später den Führerschein und legen zunehmend weniger Wert auf eine Mobilität im eigenen Auto. Der Trendforscher Peter Wippermann stellt fest: „Als die Maschinen Einzug in die Arbeitswelt hielten, wurden die Pferde nicht mehr als Nutztiere gebraucht, sondern mehr und mehr als Freizeittiere geliebt. Wer sich in Zukunft ein Auto leisten kann, wird es behandeln und nutzen wie sein bestes Pferd im Stall.“

Status Symbol Nr. 1 in Deutschland (Source: Pixabay)

Übertragen auf die Arbeitswelt lassen sich daraus zwei Dinge lernen. Erstens haben Statussymbole wie der persönliche Parkplatz in der Tiefgarage, ein Einzelzimmer, die eigene Assistentin oder sogar der persönliche Schreibtisch eine Halbwertzeit. Bei den voran genannten Beispielen dürfte der Zenith in den meistenUnternehmen bereits überschritten sein. Zweitens haben junge Menschen im Vergleich zur Vorgänger-Generation häufig andere Vorstellungen von der idealen Arbeitswelt. Die Oxygenz Studie der Firma Johnson Controls aus dem Jahre 2010 liefert interessante Ergebnisse zu der Frage, wie die junge Generation der 18 bis 25jährigen (Generation Y) in Zukunft arbeiten will. Etwa 73 % der 1.479 Befragten zwischen 18-25 Jahren bevorzugen eine sehr mobile und flexible Arbeitsweise. Der steigende Wunsch nach Mobilität wird insbesondere in großen Unternehmen zu einem immer stärkerem Einsatz von flexiblen Bürokonzepten  wie etwa dem Business-Club führen. Nach den Top 3 Faktoren für Ihre Produktivität gefragt, rangiert die Technologie und der Zugang zum Internet vor der Teamarbeit und dem Büroraum bzw. Arbeitsplatz (s. Artikel „Generation Y – wie die nächste Generation arbeiten will„).

Wer glaubt, junge Menschen verfolgen in der heutigen Arbeitswelt keine Ziele und benötigen keine Statussymbole mehr, irrt. Der Zugang zum Internet, coole Gadgets wie ein Tablet und das Pflegen sozialer Netzwerke sind die heutigen Statussymbole – fast schon als Grundvoraussetzung an einen modernen Arbeitsplatz zu bezeichnen. Was der Generation Y aber überhaupt nicht passt, sind statische und stark hierarchisch organisierte Unternehmen – kein Pluspunkt im  war-for-talents. Mit althergebrachten Statussymbolen sind diese Menschen also nicht zu locken. Ganz im Gegenteil: Nicht vermittelbar ist das Festhalten der Kollegen an geliebten Prozessen, Statuten und ungeschriebenen Gesetzen im Unternehmen. Am deutlichsten wird das kurz vor einer Neuorganisation oder dem Umzug in ein neues Gebäude. Denn dann würde die Chance für einen Neubeginn bestehen, der aber oftmals an der Verteidigungsstellung der „Alten“ scheitert. Hier ziehen die Jungen regelmäßig den Kürzeren, gute Ideen und Ansätze werden blockiert.

Dem Top-Management fällt in solchen Momenten eine Schlüsselposition zu: Einerseits zählt die Vision zur Veränderung, deren Beschreibung und Kommunikation in das Unternehmen. Andrerseits gilt es, dem Druck der Mitarbeiterschaft in Veränderungsprozessen standzuhalten. Durchaus auch mit dem Ziel, verkrustete Strukturen aufzubrechen und die Prozesse im Unternehmen neu zu ordnen. Mit der Neuordnung fallen häufig Statussymbole weg, insbesondere das mittlere Management ist betroffen. Junge Menschen wollen sehr eng im Team arbeiten und brauchen einen kurzen und direkten Draht zum Vorgesetzten. Um die Kommunikation zu verbessern und die internen Prozesse zu beschleunigen, sind Einzelzimmer mit Vorzimmer-Dame kontraproduktiv. Ein zweiter Monitor ist viel brauchbarer, als die Diskussion um die Notwendigkeit eines dritten Aktenschrankes am Arbeitsplatz. Eine wohnliche Lounge mit Begegnungsqualität und gutem Kaffee ist in Zukunft ebenfalls gefragter, als die Schreibtisch-Winkelkombination. Diese Aufzählung ließe sich noch weiter führen, der Punkt sollte klar geworden sein: Statussymbole des Einzelnen sind in modernen Arbeitswelten passé. Der Fokus liegt auf der Gemeinschaft und der Zusammenarbeit.

In aller Munde und viel diskutiert: Nachhaltigkeit! Mit dem Fokus auf Büroimmobilien lässt sich feststellen, dass Nachhaltigkeit nicht ausschließlich mit „Green“ in Verbindung gebracht werden darf. „Grüne Aspekte“ sind nur einige wichtige Bausteine für eine integrative Gesamtplanung, aber nicht der Weisheit letzter Schluss. Mit dem Blick auf den Nutzer, ist es ebenso wichtig, sämtliche betrieblichen und organisatorischen Prozesse in einer Büroimmobilie nachhaltig zu planen und umzusetzen (s. Artikel „Green Office – Potentiale im Büro„).

Green Office (Source: Commons Wikipedia)

Der erste Schritt liegt hierbei in der Verantwortung der Entwickler und Investoren. Bereits mit den ersten Ideen stellt sich die Frage nach der Integration der Immobilie in den urbanen Kontext:

• Öffentliche Wahrnehmung des Gebäudes mit Öffnungen außen
• Ausbildung von Zugängen und Plätzen mit Aufenthaltsqualität
• Ruhe- und Rückzugsbereiches außerhalb der Gebäude
• Integration sinnvoller Einrichtungen und Services (Cafés, Bibliotheken, Einkaufsmöglichkeiten etc.)
• Verschmelzung von Arbeiten und Wohnen (kurze Wege, keine Notwendigkeit von Pkw-Nutzung etc.)
• Anlieferung, Parken, Zutritt etc.

Immobilien müssen wahrgenommen, vielmehr aber angenommen werden – es bedarf einem sinnigen und sensiblen Ausdefinieren von Schnittstellen, so subtil, dass bauliche und funktionale Übergänge in den Stadtraum verschmelzen.

In den nächsten Schritten der Entwurfsplanung müssen die Zielgruppenanforderungen in den Gebäudeentwurf und die Fachplanung einfließen, d.h. Themen wie Gebäudetiefe, Be- und Entlüftung, Kühlung oder Fassadenraster marktkonformen, vielmehr zukunftsweisenden Nutzeranforderungen gerecht werden. Gelingt dies, lassen sich Vermarktungszeiten optimieren! Immer mehr Unternehmen – dabei vielfach mit internationaler Ausrichtung – haben Berater an Ihrer Seite und definieren klare Anforderungen, mit denen Sie den Immobilienmarkt professionell (auf hohem Qualitätsniveau) filtern. Entsprechende Kriterien gilt es in der Planung einer Immobilie also frühzeitig einzubinden.

Lag der Fokus in den letzten Jahren verstärkt auf den „low hanging fruits“ der Energieeffizienz („baulich/technisch-geführten“ Bauweise), rücken nun verstärkt die Bedürfnisse des Nutzers in das Blickfeld. Schließlich ist der Nutzer/Mieter einer Immobilie mit seiner Unterschrift unter einen Mietvertrag der Schlüssel zum Erfolg! Die wichtigsten Potentiale eines nachhaltig geplanten Bürokonzeptes etablieren sich nämlich in der Unternehmensorganisation. Büroräume müssen mannigfaltigen Nutzeranforderungen gewachsen sein, um den wechselnden kommunikativen und flexiblen Aktivitäten kommender Zeiten gerecht zu werden. Die Verlagerung hin zu einer Vertrauenskultur schafft in Unternehmen die Basis von Eigenverantwortung  und Identität – es muss eine Entwicklung weg von Kontrolle, Vorgabe und Fremdbestimmung sein! So lassen sich flexible Arbeitsplatzkonzepte einführen, die den einzelnen Büronutzer mit in die Verantwortung zur Schonung natürlicher Ressourcen nehmen (green behavior). Ein gezieltes Vorgehen, um weitreichender den Lebenszyklus einer Immobilie zu betrachten und den Spagat wirtschaftlichen Handelns mit einer Verpflichtung gegenüber nachfolgenden Generationen zu kombinieren.

Obwohl das „Büro“ umfangreiche Potentiale aktivieren kann, wird die Ganzheitlichkeit in Planung und Konzept vielfach ausgeblendet. Sie sollte weit über die Schreibtischkante und „die Grenzen“ der Immobilie hinausgehen und u.a. die folgenden sozio-kulturellen Aspekte widerspiegeln:

• Unterstützung von Familien bei der Kinderbetreuung (integrierte Kita, Eltern-Kind-Räume etc.),
• Aufhebung des Präsenzgedankens (Initiierung Home Office / Remote Arbeitsplätze, freie Arbeitszeitengestaltung, ergebnisorientierte Kulturen etc.)
• Synergien durch Wegfall von Fahrzeiten und Mobilitätskosten (Einsparung von Ressourcen, Reduktion von PKW Pools und Stellplätzen etc.),
• Bereitstellen von Auto- und Fahrradpools,
• Einbindung von Unternehmen in kulturelle Angebote unserer Städte

Diese Maßnahmen können Beruf und Freizeit der Mitarbeiter verzahnen, schaffen Raum für Selbstorganisation, befreien von Zwängen und liefern letztendlich Mehrwerte durch gesteigerte Kreativität, Kommunikation und Innovationskraft.

Motivation für die Umsetzung eines sog. „Green Office“ finden Entwickler in der optimierten Vermarktung und der Chance auf eine höhere Rendite. Für Nutzer hingegen liegt die Erwartungshaltung auf reduzierten Betriebskosten, gesteigertem Image und vor allem auf der Produktivität der Mitarbeiter. Schließlich machen die Personalkosten über 80 % der Gesamtkosten eines Unternehmens aus – in die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu investieren, lohnt sich also ganz besonders. Erreichen lässt sich diese win-win Situation mit einer frühzeitigen Verzahnung aller notwendig Beteiligten – den Lebenszyklus einer Immobilie und den Nutzer im Blick.

Nur wer umfassend und mit Weitblick an die Planung und Umsetzung von Büroimmobilien geht, kann den vielfältigen Kriterien langfristig begegnen und Potentiale maximal heben – „Das Morgen bereits heute denken!“

Die fünfte Ausschreibungsperiode für den PROM des Jahres 2013 startet am 20. Februar 2013 und dauert bis zum 15. Juni 2013. Der Wettbewerb wird zum fünften Mal in Folge ausgeschrieben.

Der PROM des Jahres wird in zwei Kategorien verliehen: Für gewerblich genutzte sowie für öffentlich und sozial genutzte Immobilien. Darüber hinaus lobt die Jury einen Sonderpreis für beispielhafte Projekte und Lösungen bei Quartieren und Wohnanlagen aus. Die Ausgezeichneten müssen auch ökonomisch, architektonisch, in punkto sozialer Integration und im Blick auf ihre Nutzerfreundlichkeit überzeugen.

Die Preisträger erhalten je 20.000 Euro sowie eine PROM-Skulptur. Die Auswahl der Preisträger erfolgt in drei Stufen: Nach der Prüfung der Energieeffizienz-Daten werden in einer zweiten Verfahrensstufe die ökonomischen, in einer dritten die architektonischen und sozialen Kriterien bewertet.

„Die Energiewende geht uns alle an. Bei der Meisterung damit verbundener Aufgaben ist RWE als Energieunternehmen auf Partner angewiesen. Zum Beispiel in der Immobilienwirtschaft. Und genau die sprechen wir mit unserem PROM des Jahres, an“, betont Peter Terium, CEO der RWE AG. „Der PROM ist ein Symbol der Energiewende. Die ausgezeichneten Objekte haben Vorbildcharakter sowohl für die Energiebranche als auch für die Immobilienwirtschaft“, so Prof. Dr. Hanns-Ferdinand Müller, Sprecher des Vorstands der RWE Vertrieb AG und Mitglied der PROM-Jury.

Einzelheiten finden sich auf der PROM-Website http://www.prom-des-jahres.de

 Quelle: Bürogestaltung bei Microsoft in Amsterdam, eigene Aufnahme

Funktional sollen sie sein. Und praktisch. Aber sind das wirklich die einzigen Anforderungen an gute Büromöbel? Über 17 Millionen Menschen arbeiten in Deutschland in einem Büro. Und das meist acht Stunden und mehr. Sie verbringen einen großen Teil ihres Lebens in ihrem Arbeitsraum. Deshalb sollte bei der Gestaltung der Räume ganz besonderer Wert auf die ästhetische und funktionale Gestaltung gelegt werden (s. auch Artikel „Büros in denen Arbeit Spass macht“).

Abgewetzte Möbel von vor 50 Jahren, durchgesessene Stühle, muffige Schränke – das ist nicht gerade ein Motivationskick für Mitarbeiter.  Gestaltung nach den neuen Trends im Büro, mit frischen Farben und Formen, mit eingängigen Möbeln, über die sich nicht nur der Körper, sondern auch sie Seele freut, können viel frischen Wind in angestaubtes Büroklima bringen.

Corporate Identity ist auch hierein Zauberwort, das es zu beachten gilt. Möbel, die das Ambiente der Branche widerspiegeln, die in den Räumen zwar unterschiedlich abgewandelt sind, aber trotzdem ein erkennbares Thema haben, sind angesagt und steigern die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Wer eine Büroeinrichtung sucht, findet viele Möglichkeiten, sein Office stilvoll und dennoch praktisch einzurichten.  Zahlreiche Anbieter haben sich hier darauf spezialisiert, die Arbeitsräume modern zu gestalten. Vom trendigen Drehstuhl über ausgefallene Uhren bis hin zu Schränken, die nicht nur jede Menge Stauraum für Akten und Co. bieten, sondern darüber hinaus auch noch ein echter Blickfang sind, gibt es hier zu entdecken.

Auch so praktische Dinge wie Trennwandsysteme können da plötzlich zum Highlight des Raumes werden.  Wie wäre es zum Beispiel mit einem leuchtenden Rot für das Element, statt es mit unauffälligem Weiß eher zu vertuschen. Im Trend sind auch verspielte Formen für die Raumteiler, beispielsweise in Wellenform. Auch bei den Materialien ist es schon längst nicht mehr nur Holz, was zum Einsatz kommt.  Biegsame Elemente sind multifunktional und können meist mit einfachen Handgriffen schnell umgestaltet werden. Solche wellenförmigen Abtrennungen vereinen auch verschiedene Materialien miteinander.  Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.  Auch gläserne Raumteiler liegen im Trend. Sie bieten neben einem interessanten Äußeren auch den großen Vorteil, dass sie den Raum nicht dunkler machen, sondern Licht durchscheinen lassen.

Mitarbeitermotivation – das kann schon bei der Gestaltung des Büros anfangen…