Der Flurfunk

In unserem vorherigen Artikel „Digitalisierung und Produktivitätssteigerung im Office – Software & Smart Office Tools“ hat das Team um Dr. Wagner & Partner von Value for Workplaces bereits interessante Software-as-a-Service (SaaS) Applikationen und Gadgets vorgestellt. Jene können genutzt werden, um Arbeitsprozesse besser zu strukturieren und somit die Effizienz aller Mitarbeiter steigern.

De facto sind jedoch viele Unternehmen noch weit davon entfernt ihre Prozesse gänzlich zu digitalisieren. Online Medien und Begrifflichkeiten wie SaaS sind in vielen Büros noch ein Fremdwort, weshalb in diesem Artikel dezidiert auf Smart Office Gadgets eingegangen werden soll, die eine Schnittstelle von „offline“ zu „online“ bilden.

Smartboard – Flipchart der Zukunft

Gegenstände mit dem Beinamen „smart“ verkaufen sich heute einfach besser, selbst wenn sie nicht wirklich smart sind. Im Falle des Smartboards kann jedoch tatsächliche Smartheit attestiert werden.

Je nach Beschaffenheit des Geräts können in einem Meeting Dokumente parallel und für jeden ersichtlich bearbeitet werden, was den Workflow nicht nur schneller, sondern auch transparenter macht. Darüber hinaus können auch Mitarbeiter aus dem Homeoffice zugeschaltet werden, sodass live Kollaboration im Meeting möglich ist ohne durch Raum und Zeit begrenzt zu sein.

Klassischer Konferenzraum (Quelle: Pixabay)

Auch wenn ein Flipchart, aus nostalgischen Gründen, noch einige Jahre im Office überdauern wird, ist eine Ablösung durch das produktivere Smartboard denkbar. Es vereint einen Computer und ein beschreibbares Whiteboard mit sämtlichen positiven Eigenschaften.

Click-Share – Einfachste Kollaboration im Meeting

Auf das Smartboard aufbauend möchte wir Click-Share vorstellen, eine Technologie, die es erlaubt Daten vom eigenen Laptop mit anderen Beisitzern des Meetings auf einem Smartboard unkompliziert zu teilen.

Es müssen keine Daten mehr verschickt oder per USB Stick verteilt werden, sondern man muss nur einmalig den Treiber des Geräts installieren, um so jedes Meeting zu beschleunigen. Selbst das Anzeigen von mehreren Dokumenten auf einem Bildschirm stellt so kein Problem mehr dar. Click-Share maximiert also nicht nur die Produktivität eines Meetings, sondern weist eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus die Ihnen Zeit einsparen könnte.

Softphones – Eine alternative zu Skype?

Kommunikation ist eine zwingende Voraussetzung für gelungene Kollaboration, welche wiederum notwendig ist, um Produktivität zu steigern. Softphones ermöglichen die Nutzung von Smartphones, Desktop-PCs, Laptops und weiteren Gadgets als gesicherte Kommunikationseinheit, sodass selbst remote arbeitende Angestellte im Intranet vernetzt sind.

Für Unternehmen ist gerade der gesicherte Kommunikationsverkehr von äußerster Bedeutung, weshalb im vorherigen Artikel auch auf sichere Cloud-Lösungen vorgestellt werden. Vertrauliche Daten sollten ohnehin nie über öffentliche Netze, unverschlüsselte Emails oder gar Social Media Chats weitergegeben werden, weshalb ein Softphone eine gute Alternative darstellt.

Falls Sie sich weiterhin oder tiefergehend mit smarten Office Tools beschäftigen möchten, dann könnte für Sie die neu konzipierte Fachmesse Connexpo tools Berlin sein, welche vom 15. und 16. Julie in Berlin stattfinden wird. Darüber hinaus steht Ihnen das Team von Value for Workplaces gerne zur Seite, wenn es um smarte Officekonzeptionen geht.