Der Flurfunk

Quelle: Architekten KSP Engel und Zimmermann

Das Projekt ist abgeschlossen, TNS Infratest ist eingezogen. Am Ende einer Projektentwicklung sollte der Mieter das Objekt idealerweise pünktlich, innerhalb des geplanten Kostenbudgets und gemäß der eigenen Beauftragung übernehmen. Beim AURON in München ist dies gelungen (s. auch Artikel „TNS Infratest erfindet sich durch Konsolidierung von 5 Standorten neu“).

Bei nachträglicher Betrachtung des Projektablaufs findet man schnell die kritischen Größen, welche über Erfolg oder Nichterfolg eines Projekts entscheiden.

Zuerst der Faktor Mensch. Er ist bei derart großen und komplexen Projekten immer noch der größte „Risikofaktor“.

1. Eine Projektleitung muss stets die organisatorische Projektstruktur hinterfragen und wenn nötig nachkorrigieren: Sind die richtigen Mitarbeiter im Team, sodass alle Anforderungen zu bewältigen und alle Aufgaben rechtzeitig abzuarbeiten sind? Sind alle Geschäftseinheiten und Hierarchieebenen eingebunden?
2. Die Projektleitung muss umfassend und detailliert kommunizieren, vor allem in Richtung der Betroffenen, also in Richtung aller Mitarbeiter, die von einem Umzug und damit von einer Änderung ihres Arbeitsumfelds direkt betroffen sind.
   Diese Kommunikation muss zeitnah und regelmäßig erfolgen, sonst werden aus Befindlichkeiten der Betroffenen Ängste und es entsteht eine echte Abwehrhaltung.
3. Externes Know how sollte helfen, die Fehleranzahl von vornherein so gering wie möglich zu halten und jederzeit das Fachwissen im Projekt zu haben, dass auf unvorhergesehene Ereignisse adäquat reagiert werden kann.
   Berater wie Makler, Consultants oder Fachplaner sind sehr wichtig. Wohl niemand beherrscht alle Disziplinen eines Bauprojekts gleichermaßen.
4. Auch muss das Projektteam die vielzitierte „Hands-On“-Mentalität besitzen und ständig den kurzen Draht pflegen zu alle Baubeteiligten. Spontane Besuche auf der Baustelle und ernstgenommene Bauüberwachung senken das Risiko größerer Baumängel.

 

 Quelle: Jones Lang LaSalle, Strategic Architecture

Außerdem sind einige formale Voraussetzungen unbedingt zu erfüllen, damit ein Projekt in den richtigen Bahnen verläuft.

1. Zu allererst sei hier die Mieterbaubeschreibung genannt. Sie ist die wesentliche Grundlage dafür, dass der Mieter am Ende tatsächlich das erhält, was er sich vorgestellt hat. Natürlich fällt es schwer, zu Beginn einer Projektentwicklung die spätere Nutzung des Gebäudes vorauszudenken und z.B. eine Lichtszenensteuerung im Konferenzraum oder etwa Vorstands-Bürotüren mit erhöhten Schallschutzanforderungen einzuplanen. Die Mieterbaubeschreibung wird jedoch in der Bauphase und vor allem in der späteren Nutzung immer wieder bemüht, wenn zwischen Vermieter und Mieter Uneinigkeit darüber besteht, was in diesem oder jenem Raum des Gebäudes konkret geschuldet ist. Findet sich hier kein Eintrag, bedeutet dies sofort Mehrkosten für den Mieter.
2. Ähnlich bedeutsam ist natürlich der Mietvertrag. Zwar regelt er im Wesentlichen die Modalitäten der späteren Flächennutzung. Aber auch hier werden etliche Regelungen getroffen, die großen Einfluss darauf haben, was der Vermieter dem Mieter letztendlich zur Nutzung übergibt. Fragestellungen sind hier z.B.:

– Wer liefert wem was wann?

– Welche Konsequenzen hat die Nichtlieferung?
– Wie werden Projektsonderwünsche bearbeitet?
– Welche Flächenänderungen werden toleriert?
– Welche Auswirkungen haben sie?

Ein  Mietvertrag in der Projektentwicklung sollte möglichst viele Eventualitäten erfassen und regeln. Technische Beschreibungen müssen exakt und unangreifbar sein.  Ökonomische Größen sollten, sofern sie zusammengesetzt sind, mit Rechenweg dokumentiert werden. Nicht zuletzt muss ein Jurist darauf achten, dass Formulierungen nicht beliebig  interpretierbar werden, dass Vertrags-Exits wohl definiert und geregelt sind  und dass die eigenen Optionen so lange wie möglich offen gehalten werden. Die  Verhandlung von zwei parallelen Mietverträgen ist eine gute Taktik dafür, den Druck bis zum Schluss hochzuhalten und so die eigenen Interessen bestmöglich zu wahren. Zudem schützt dies vor Zeit- und Geldverlust bei Scheitern einer Verhandlung.

 

Quelle: PeTe FotoDesign im Auftrag von Haworth

Es zeigt sich also, dass die intensive und detaillierte Vorbereitung eines solchen Projekts auch auf Mieterseite dringend angeraten ist. Es bedarf einer gut besetzten Projektstruktur mit klaren Zuständigkeiten. Die Vorstellung, einen Projektentwickler mit „einem Stück Bürogebäude“ zu beauftragen und ihm alle planerischen Festlegungen im besten Sinne zu überlassen, birgt das große Risiko, dass die richtigen Fragen auf Mieterseite erst gestellt werden, wenn die Übergabe bereits erfolgt ist.

     

Gastbeitrag von Marco Samson

(Director Facility Management and Procurement bei TNS Infratest)