Der Flurfunk

Fluch und Segen liegen bekanntlich dicht zusammen. Wo auf der einen Seite die Zielsetzungen vieler Unternehmen bzw. Unternehmenslenker hin zu offenen Bürokonzepten gehen, reagieren vereinzelte Mitarbeiter oft skeptisch und verhalten.

Nahezu jedes angedachte Umzugs- oder Neubauprojekt rankt sich um die Begriffe „offen, kommunikativ und flexibel“, fordert folglich die Auseinandersetzung mit Konzepten wie Open Space, flexible Office oder Business Club heraus. Zahlreiche Umfragen belegen, dass bereits nahezu 20% deutscher Unternehmen umfassende Änderungen im Bürodesign realisiert haben, bis zu 50% diesen Schritt mittelfristig unumgänglich halten.

Ein Trend der sich begründet in Ökonomie und Organisation, Kultur, Wandel, Führung, Technik, Zeit und Qualifikation. Diese Bürokonzepte tragen differenzierte Strategien zur Optimierung von organisatorischen Prozessen und Strukturen, kooperativer Arbeitsweisen und sich verändernden Tätigkeitsfeldern. Zielsetzungen sind es die Wertschöpfung zu pushen und den Flächenverbrauch, also die monatliche Miete, zu minimieren. Eigentlich positive Aspekte wohin man sieht…oder doch die Katze im Sack!?

Dr. Wagner & Partner: Ein Bürokonzept sollte zahlreichen Arbeitsweisen gerecht werden.

Die von Management und Führung fokussierten Mehrwerte und zu hebenden Potentiale sind auch so realisierbar – unter der Voraussetzung Konzept, Kultur und Wandel werden von genau diesen Personen gelebt, getragen und in der organisatorischen Anwendung verfeinert! Die durch Veränderung, Umorganisation oder Umzug verunsicherten und skeptischen Mitarbeiter gilt es abzuholen und zu motivieren. Hier sind keine Worthülsen gefragt, sondern behutsamer Aktionismus, Begeisterung und Verständnis!

Gelingt dies nicht, wird das Büroraumkonzept stigmatisiert, es wird zum Spiegelbild von Frust, Kritik oder Unzufriedenheit. Manchmal wird hier die Nadel im Heuhaufen gesucht, um auf sich aufmerksam zu machen („es ist zu laut, zu warm, zu kalt, Überwachungsdruck, Reizüberflutung, Stress…“). Fatal wird es, wenn daraus die Leistungsbereitschaft /-fähigkeit sinkt, sogar Krankheitsfälle entstehen.

Genau hier liegt auch der Pudels Kern: durch die verloren geglaubte Privatsphäre und Individualität (weg von Einzel- oder Doppelbüros, von self-made-Design am Arbeitsplatz etc.) fühlt sich so manch einer weniger wertgeschätzt, vernachlässigt oder alleingelassen – kein Phänomen, eher Normalität und verständlich. Ein stimmiges uns sensibles Change Management  kann den Einzelnen abholen, Erklären und Multiplikatoren für das Konzept gewinnen. Dieser gedanklichen „Change“ ist die Voraussetzung dafür, dass Büronutzer die für sich optimalen Arbeitssituationen in der Bürolandschaft ausfindig machen. Es gilt die Nutzungsvielfalt zu erkennen, um die persönlichen Arbeitsweisen und Bedürfnisse ideal zu „supporten“.

Dennoch, es bedarf auch einiger Spielregeln und Disziplin in offenen Bürostrukturen, um die individuellen Tätigkeitsprofile der Kollegen zu respektieren und so wenig wie möglich zu beeinträchtigen (s. Artikel: Der Mensch ist nicht fürs Büro gemacht – er tut nur so…)

• Telefonate: Zum Telefonieren sollten Head Sets genutzt werden. In jedem Fall sollten Gespräche aus Rücksicht auf Kollegen leise erfolgen, ohne dabei herumzustehen oder –zulaufen. Längere und / oder vertrauliche Gespräche finden in den dafür vorgesehenen Telefonboxen, Think Tanks etc. statt.
• Kommunikation mit Kollegen: Bei Austauschbedarf (formelle als auch informelle Gespräche mit Kollegen) sollte nicht durch den Raum gerufen werden. Für längere Unterhaltungen bzw. Teambesprechungen sind Meetingräume, Lounges oder andere Rückzugsräumlichkeiten vorgesehen. Mitarbeiter, die konzentriert arbeiten, sollten nicht unterbrochen werden.
• Essen: Grundsätzlich sollte nicht am Arbeitsplatz gegessen werde; insbesondere Speisen, die Gerüche bilden.
• Ablage: Offene Büroraumstrukturen erfordern sauberes Arbeiten, d.h. “Ablagen“ sind in den dafür vorgesehenen Regalen / Sideboards aufzubewahren. Dokumente, die nicht mehr benötigt werden,  sollten archiviert werden. Besprechungs- und Meetingräume sind sauber zu hinterlassen.
• Clean Desk: Der Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters sollte abends – vor dem Verlassen des Büros – sauber hinterlassen werden. Schmutziges Geschirr sollte in die Küche getragen und dort in die Spülmaschine gestellt werden.
• Elektronische Geräte: Alle elektronischen Geräte sollten auf „lautlos“ bzw. „Vibration“ gestellt werden.
• Musik / Videos: Wer im Büro Musik hört oder Videos schaut, sollte Kopfhörer benutzen.
• Pausen: Die Pausen sind in den dafür vorgesehenen Bereichen wie in den Mittelzonen, der Lounge etc. zu verbringen.
• Technik: Einstellungen an Licht, Temperatur oder Sonnenschutz sind mit den unmittelbaren Kollegen abzustimmen

In offenen Strukturen, lässt sich sofort erkennen, ob Kollegen konzentriert arbeiten wollen, sich in Gesprächen oder Meetings befinden. Dadurch wird die Kommunikation vereinfacht und effizienter.

Bei geschickter Gebäude, Mobiliar- und Gestaltungsplanung entstehen sowohl funktionierende visuelle als auch akustische Barrieren. Öffentliche, halb-öffentliche und private Zonierungen werden großzügig ausgebildet und geschickt zusammengeschaltet. Vielmehr wird ein Flächen- und Raumportfolio angeboten: Bedienen muss man sich selbst und die Potentiale nutzen…den Rest liefert das Konzept: 

1. Individualität, Rückzug und Privatheit
2. Voraussetzung für konzentriertes Arbeiten
3. Zusammenarbeit und Teamstrukturen
4. Begegnungsqualität für informelle und formelle Begegnungen
5. Vertrauenskultur, Offenheit und Transparenz
6. funktionelle Technik
7. Freiheit, Flexibilität