Der Flurfunk

Der sogenannte Arbeitsplatz der Zukunft ist vielzitiert und aus der Tagespresse nicht mehr wegzudenken. Dabei werden Lösungen skizziert, die komplex erscheinen und immer den Eindruck vermitteln: Für andere ideal, für mein Unternehmen kann das aber nicht funktionieren.

Warum aber kompliziert, wenn es auch einfach geht. Heute lesen Sie, wie Sie in Ihrem Unternehmen in drei Schritten den Arbeitsplatz der Zukunft einführen.

Schritt 1 – IT

Sie entrümpeln Ihre Archive, scannen die noch notwendigen Dokumente ein und setzen eine Dokumenten-Managent-Software auf, kurz DMS. Mit deren Hilfe lassen sich in Zukunft alle Dokumente unabhängig von Zeit, Ort und z.B. abwesenden Mitarbeitern archivieren, indexieren und so wiederfinden. Das hat den Vorteil, dass Sie Fläche sparen, schneller auf Dokumente zugreifen können und vor allem einen besseren Workflow erreichen.

Die Voraussetzung für die Mobilität Ihrer Mitarbeiter liegt einerseits in der Hardware wie Laptops und Smartphones begründet, andrerseits aber in der Infastruktur dahinter. Bereits 53 % der Unternehmen in Deutschland nutzen VoiP, viele haben sich bereits auf sogenannte Unified Communication & Collaboration eingerichtet. Plattformen wie Sharepoint, Quad und Alfresco bieten individuelle Lösungen für einen intensiven Austausch der Kollegen und eine IT-unterstützte Zusammenarbeit. Dazu zählen neben Datenbanken und Video-Conferencing im Übrigen auch, persönliche Geräte der Mitarbeiter in die IT-Infrastruktur des Unternehmens einzubinden – ein Trend der Consumerization genannt wird und heute nicht mehr wegzudenken ist.

Die Welt liegt zukünftig in der Wolke, Ihre auch? Wo die Mobilität, Flexibilität und vor allem Teamarbeit der Büroarbeiter immer stärker an Bedeutung zunimmt, lassen sich Daten viel besser im Internet ablegen, als zugriffsbeschränkt auf dem Rechner eines Einzelnen im Büro. Der Vorteil liegt auf der Hand: Es gibt immer nur eine, aktuelle Version der Dokumente und diese ist immer und von überallher zu erreichen. Firmen wie Microsoft, Apple und Citrix preschen aktuell vor und bieten bereits Lösungen, mit denen sich ganze Unternehmensprozesse komplett in der Wolke abbilden lassen – das Thema Sicherheit der Daten lasse ich hier bewusst außen vor.

Mit den genannten Maßnahmen haben Sie Schritt 1 erfüllt – und eine IT-Landschaft der Zukunft aufgesetzt.

Schritt 2 – Bürokonzept

Im zweiten Schritt organisieren Sie Ihr Büro neu. Das alte Konzept mit dem langen Flur und den Amtstuben rechts und links krankt nicht nur an Begegnungs- und Besprechungsmöglichkeiten, sondern auch an Eintönigkeit der Inneneinrichtung – Spass an der Arbeit kam hier lange nicht mehr auf.

Brechen Sie also Wände und Denkblockaden auf, schaffen Sie im Büro Transparenz und Offenheit. In Kombination mit neuem Mobiliar schafft eine kreative Innenarchitektur die notwendigen Rahmenbedingungen für flexibles und effizientes Arbeiten im Büro. Ob stehend oder sitzend, die Mitarbeiter finden im neuen Bürokonzept ausreichend Gelegenheiten für den informellen Austausch – Studien zufolge Basis für immerhin 80 % der Innovationen. Achten Sie bei der Auswahl des Konzeptes aber unbedingt auf den richtigen Ansatz – das Zauberwort heißt Activity Based Working und meint ein sehr differenziertes Angebot, welches sich je nach Arbeitsaufgabe ideal nutzen lässt. Die Wahlfreiheit der Mitabeiter führt nachweislich zu mehr Kreativität, Wohlbefinden und Produktivität (s. Artikel „Begegnungsqualität in Bürogebäuden„).

Mit dem neuen Bürokonzept sind Sie einen großen Schritt weitergekommen, auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft.

Schritt 3 – Management

Einhergehen muss mit der räumlichen auch die organisatorische Neuausrichtung. Stellen Sie den Führungsstil von Zeitkontrolle auf Ergebnisvereinbarung um, fördern Sie die mobile Arbeit der Mitarbeiter, insbesondere im Home Office und unterstützen Sie die Führungskräfte bei der Führung auf Distanz. Denn in Zukunft findet Wertschöpfung nicht mehr in Ihrem klassischen Büro statt, sondern an unterschiedlichen Orten, zu unterschiedlichen Zeiten, in wechselnder Teamkonstellation.

 

In diesem Zusammenhang kommt der Denk- und Arbeitsweise der Generation Y, also den jungen Arbeitskräften geboren nach 1980, eine besondere Bedeutung zu. Die Sicherheit einer Jobgarantie geht der Generation Y ebenso ab wie althergebrachte Statussymbole. Nicht Dienstwagen, Einzelzimmer und Namensschild an der Tür wirken motivierend, sondern Abwechslung im Job, Teamkultur, flexible Arbeitszeiten und Work-Life-Balance. Der Drang nach kontinuierlicher Selbstverbesserung ist häufig die größte Herausforderung für das Management und die Personalabteilung: Förderung durch Forderung. Gedankt wird es dem Unternehmen mit einer unbeschreiblichen Kreativität, Innovationskraft und Kommunikationsfreude – alles Eigenschaften, die wir heute als zukunftseisend in der Arbeitswelt beschreiben.

Erst wenn das Management eine Vertrauenskultur etabliert hat, ist der Schritt 3 abgeschlossen. Das kann aus der Erfahrung heraus Jahre dauern und sollte professionell begleitet werden.

Das Ergebnis aus Vertrauenskultur, kurzen Kommunikations- und Entscheidungswege sowie einer zukunftsweisenden Arbeitswelt ist ein gesteigertes Wohlbefinden und eine höhere Produktivität der Mitarbeiter. Alles was es dazu braucht, sind die drei Schritte – und Ihren Mut!